En coordinación con el IHSS, se establece los ítems necesarios a incluirse en la enmienda del 12%. Posteriormente se comparte con el proveedor un oficio solicitando la ampliación de los ítems y consultando si aceptan las mismas condiciones que se establecen en el contrato original. El proveedor tiene 5 días hábiles para responder a la nota enviada por UNOPS.
Si el proveedor acepta, deberá enviar un oficio de respuesta que incluya:
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Confirmación del mantenimiento del precio adjudicado.
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Confirmación de plazos de entrega.
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Confirmación de ampliación de la garantía/manifiesto de cumplimiento del contrato, posterior a la firma de la enmienda.
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Declaración jurada que garantiza las mismas condiciones de calidad, precio y condiciones de los productos, conforme a la adjudicación realizada.
Una vez recibida la documentación anterior se realiza el procedimiento interno correspondiente, luego de lo cual el Área de Adquisiciones de UNOPS se encargará de convocar al proveedor para la firma de la enmienda establecida.
Hay casos en los cuales el proveedor no siempre acepta las mismas condiciones o las acepta parcialmente. En el caso de no aceptarlas no se continúa con el proceso de enmienda. Si las acepta parcialmente se firmará la enmienda por los ítems que el proveedor acepta mantener en las mismas condiciones.