Se debe elaborar y enviar a las oficinas de UNOPS una factura proforma con al menos 5 días de anticipación a la fecha de entrega; la cual debe contener: Nombre de empresa, RTN, Fecha de documento, descripción del producto, cantidad a entregar, precio unitario y precio total.
Dicha información de factura se revisa conforme al contrato firmado y se elabora la orden de compra exenta (OCE). Una vez elaborada la OCE se le notifica al proveedor mediante el sistema de atención, para que pueda retirarla en las oficinas de UNOPS y así presentarla al Almacén Central.
Es importante tener presente que la OCE tiene vigencia de 30 días calendarios dentro de los cuales debe usarse, caso contrario deberá solicitarse una nueva y anular la anterior (la cual deberá presentar).